办公设备管理流程设计，提高行政办公效率 -设备管理与维修杂志社投稿

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办公设备管理流程设计，提高行政办公效率

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办公设备管理流程设计

1.流程设计的目的

①明确职责分工，梳理、规范各项操作步骤，有效管理和使用企业的办公设备，延长办公设备的使用寿命

②确保办公设备使用正常，提高行政办公效率，确保企业生产经营活动的正常开展

③降低办公设备的采购、使用、保养、维护等费用，减少浪费和损失，从而降低企业办公费用和经营成本

④逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业的管理水平

2.流程结构设计

办公设备日常管理流程与工作标准

1.办公设备日常管理流程图

2.办公设备日常管理工作标准

(1)办公设备登记与建档

①汇总各部门提交的使用中及需采购办公设备统计表

②盘点办公设备库存

③编制库存、使用中及需采购办公设备设计登记表

④将统计资料提交行政经理审核

⑤执行工具:办公设备统计表，库存、使用中及需采购办公设备统计登记表，办公设备管理制度，档案管理制度

(2)办公设备检查维护

①办公设备采购流程参照“办公设备采购管理流程与工作标准”

②到各部门检查办公设备运行情况

③统计办公设备的损坏情况

④办公设备维修流程参照“办公设备维修管理流程与工作标准”

⑤办公设备报废流程参照“办公设备报废管理流程与工作标准”

⑥执行工具:办公设备采购申请表,办公设备维修申请单,办公设备报废申请表

(3)办公设备使用登记

①根据办公设备统计登记表、办公设备运行情况统计等资料，对办公设备的使用部门、种类、名称、数量等信息进行登记

②将各类登记表及申请表进行编号、归档

③执行工具:办公用品台账，办公用品领用传票，办公用品领用登记表，实际用品登记表

3.流程关键事项与考核说明

办公设备采购管理流程与工作标准

1.办公用品申购管理流程图

2.办公用品申购管理工作标准

(1)办公设备采购申请

①行政人员根据各部门办公设备需求表，统计办公设备采购需求

②编制办公设备采购需求表

③根据办公设备采购需求表，编制办公设备采购申请表

④将检查无误的办公设备采购申请表提交行政经理审核、总经理审批

⑤执行工具:企业内部采购管理制度，办公设备采购需求表，办公设备采购申请表

(2)办公设备采购

①财务部核准需采购办公设备的数量、单价和总预算等

②将核准的费用预算提交总经理审批

③行政人员根据预算及企业相关采购安排，将采购任务交予相关部门或人

④财务部配合相关采购人员核对和支付货款

⑤相关采购部门或人员配合进行办公设备的采购

⑥执行工具:办公设备采购申请表，企业内部采购管理制度，办公设备预算表

(3)办公设备验收入库

①检查所采购办公设备的质量，及时发现质量问题

②对无质量问题的办公设备进行统计，确认数量、种类等信息

③核对确认待入库办公设备的数量、种类，及时记录多购或少购的情况，并进行处理

④登记办公设备实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息

⑤执行工具:办公设备采购申请表，办公设备验收报告，办公设备入库清单

3.流程关键事项与考核说明

文章来源：《设备管理与维修》网址: http://www.sbglywx.cn/zonghexinwen/2020/1027/775.html